מאת:ליבנת כהן, מנהלת מח' פסיכולוגיה אירגונית, המוסד לבטיחות ולגיהות
תאריך:09/02/2016
מחקרים מעריכים שהעובדים משתתפים ב- 37% מזמנם בפגישות בעבודה. כש- 50% מזמן זה נחשב לחסר ערך. מה ניתן לעשות כדי לייעל פגישות העבודה? מלבד הכללים בסיסיים בניהול פגישות, כמו הפצה מראש של סדר היום של הפגישה ושל חומרים רלבנטיים, התחלה וסיום פגישה בזמן שנקבע מראש והפצת החלטות ופעולות עיקריות לביצוע לאחר הפגישה?
נראה כי הסוד לפגישה יעילה טמון ביצירת "המצב רוח הנכון".
ד"ר דניאל גולדמן, אחד מהחוקרים הבינ"ל המובילים בתחום האינטליגנציה הרגשית מעריך ש 20% -30% מהתפקוד של העובדים נקבע על ידי מצב הרוח שלהם. פרופסור ברברה פרדריקסון מאוניברסיטת צפון קרוליינה מצאה שרגשות חיוביים (לדוגמא: הכרת תודה, הנאה, עניין וכו') גורמים להרחבת הדרך בה המוח שלנו עובד. פרופסור פרדריקסון מצטטת מחקרים שמצאו שבזמן שאדם חווה רגשות חיוביים תחום הראייה הפריפריאלית שלו גדל כך שהוא יכול לקלוט כ- 75% מהמתרחש לעומת כ-15% שהאדם קולט כשהוא מרגיש רגשות ניטרליים או כשהוא נמצא במצב רוח רע. בנוסף, בזמן זה, המוח מוצף בדופמין ובסרוטונין המסייעים ביצירת קשרים עצביים כך שאדם יכול לארגון מידע חדש, לחשוב יותר מהר וביתר יצירתיות, להיות מיומן יותר בניתוחים מורכבים ובפתרון בעיות. מאחר שהמוח מרגיש בטוח, החשיבה שלו מכוונת לסגנון של שיתוף פעולה לעומת "מצב ההישרדות" שבו המוח מכוון לחשיבה עצמית. ע"פ ממצאיה של פדריקסון רגשות חיוביים מצטברים לאורך זמן, הם בונים את המשאבים הפסיכולוגיים, השכליים, החברתיים והפיזיים של האדם. המסקנה של פדריקסון היא שרגשות חיובים מסייעים בבניית התודעה שלנו כך שאנחנו יכולים לראות אפשרויות חדשות, להתאושש ממצבים קשיים, לתקשר טוב יותר עם אחרים ולממש את הפוטנציאל שלנו.
כיצד ניתן ליישם את התובנות הנ"ל בפגישות עבודה?
- מומלץ להתחיל פגישה באמצעות הפניית תשומת לב המשתתפים למשהו חיובי
המשתתפים מגיעים לפגישה כשהם נמצאים במצבי רוח שונים בהתבסס על פעילותיהם הקודמות לפגישה. בכדי שהמשתתפים "יכנסו" למצב של חשיבה רחבה, מומלץ להתחיל את הפגישה "במשהו חיובי". ניתן לשאול: "מה עובד אצלכם כהלכה?" אפשר לספר בדיחה או סיפור משעשע כדי לייצר אווירה חיובית בפגישה כדי שהמשתתפים ירגישו רגשות חיוביים.
המטרה של רוב הפגישות היא לקדם פעולות ולהביא לביצוען. בדרך כלל, לפני ביצוע של פעולות אנשים נוטים לשאול שאלות. אלות גורמות לגירוי של דופמין – אחד הכימיקליים במוח שגורם להרגשה טובה. לכן, ההמלצה היא לשאול את המשתתפים שאלות במהלך הפגישה.
- תכנון הפגישה סביב החוזקות של המשתתפים
איזה חוזקות יש לאנשים שמגיעים לפגישה?
מחקרים מצביעים על כך שאנשים מגלים יותר מעורבות במה שהם עושים (פי 6) כשיש להם הזדמנות להשתמש בחוזקות שלהם. לכן, מומלץ לתכנן את הפגישה תוך מתן הזדמנויות למשתתפים להשתמש בחוזקות שלהם במהלך הפגישה. ניתן גם להטיל על המשתתפים תפקידים בהתבסס על החוזקות שלהם כדי שיוכלו להציג את המיומנויות בהם הם מצטיינים (להראות את מה שהם עושים הכי טוב), ולזכות על כך בהערכה.
הרעיון הוא לתגמל אנשים על השתתפותם בפגישה באמצעות יצירת הזדמנויות ללמידה. מומלץ לאפשר למשתתפים ללמוד משהו חדש במהלך הפגישה כמו, לדוגמא לעדכן אותם בממצאים של מחקר חדש, בתובנות חדשות או להזמין אורח מיוחד שניתן ללמוד ממנו.
הזיכרונות שלנו מתעצבים על ידי מה שהתרחש בסוף האירוע. לכן, מומלץ לסיים פגישה בהערה או הודעה חיובית.
אחת הבעיות בפגישות עבודה היא שלעיתים רחוקות בלבד מתקבלות בהן החלטות. בדרך כלל המשתתפים מדברים הרבה במהלך הפגישה ובסופה נשאר זמן מועט להבהרת תוצאות הפגישה או להחלטה על הצעדים שיש לנקוט אחריה. מומלץ לוודא שנשאר זמן מספיק לסיים את הפגישה בהערכת המשתתפים או בהערה חיובית.
מנהל דיון או ישיבה יכול להתנהג באופן אקטיבי - ל"השתמש" במצב רוח חיובי באופן מודע כדי לסייע למשתתפים לתפקד במיטבם. במקום להתנהג באופן פסיבי - לצפות שהדבר יתרחש באופן טבעי.
מקור:
(Five Ways to Make Your Meetings More Positive - Michelle McQuaid (MAPP